Чем крупнее бизнес, тем большее количество документов его сопровождает. Даже при наличии в компании электронного документооборота сотрудникам приходится вручную обрабатывать счета, договоры, письма, служебные записки. Их нужно занести в систему, заполнить карточки, выбрать ответственных исполнителей. Ручная обработка документов занимает много времени и чревата ошибками.
Ускорить работу с документами компании можно с помощью искусственного интеллекта. Средний и крупный бизнес внедряет ИИ в процессы документооборота, повышая их эффективность и снижая операционные расходы. В этой статье рассмотрим 4 кейса применения ИИ-сервисов для обработки документов в разных отделах и департаментах.
Кейс 1. Автоматизация работы с бухгалтерскими документами
Ручная обработка актов и счетов на оплату — ежедневная рутина бухгалтерии. В крупных компаниях бухгалтерам приходится тратить около 10 часов в неделю только на занесение данных из первичных документов, поступающих в бумажном виде, по электронной почте, из сервиса обмена. Монотонный труд приводит к возникновению опечаток и ошибок, которые критичны в работе с финансовыми документами.
ИИ-сервисы возьмут на себя обработку ПУД: распознают текст, определят вид документа, извлекут из него факты и автоматически занесут в карточку. Бухгалтеру останется только проверить данные на корректность и при необходимости внести изменения. Распознавание документов искусственным интеллектом сокращает время на обработку одного экземпляра до 2-3 минут, снижает количество ошибок, освобождает специалиста для более серьезных задач.
Кейс 2. Искусственный интеллект для анализа договоров
Технологии ИИ могут избавить юристов от вычитки десятков и сотен страниц ежедневно. Большие языковые модели возьмут на себя анализ юридических документов: проверят их на соответствие корпоративным стандартам и законам, найдут различия в версиях, укажут на недостающие пункты. Автоматизация проверки договоров с помощью ИИ снижает нагрузку на юридический отдел и сводит ошибки к минимуму.
Существуют готовые ИИ-решения для работы с документами юридического отдела. Однако при использовании облачных сервисов нужно помнить, что текст договора может содержать данные, которые не стоит передавать за пределы внутреннего ИТ-контура компании. Более безопасный вариант — использовать ИИ-модели на серверах организации. Возможность локальной установки ИИ-сервисов есть у современных платформ для управления компанией, например Directum RX.
Кейс 3. Контроль поручений для руководителей
Кейсы внедрения ИИ в бизнесе будут неполными без решений для руководителей. Управляющему звену также приходится тратить время на рутинные процессы вроде поиска документов в системе или долгий разбор входящих писем. На помощь топ-менеджерам приходят виртуальные ассистенты на базе ИИ. Они готовят аннотации — краткие выжимки из документов, генерируют текст предварительных ответов и поручений по входящим письмам, подбирают нужных исполнителей и подсказывают релевантные сроки по задачам. В результате возрастает скорость принятия решений, и руководитель перестает быть «узким горлышком» при работе с документами.
Кейс 4. ИИ для обработки заявок
Интеллектуальные технологии улучшают клиентский сервис и пользовательский опыт в целом. Например, кадровому специалисту ИИ-помощник проверит комплектность документов для трудоустройства нового сотрудника, ускорит занесение данных о новичке в систему и т.д.
Сотрудник клиентской поддержки с помощью ИИ валидирует заявки еще на входе. Интеллектуальный помощник присвоит приоритет заявке и подскажет, каких документов не хватает.
3 условия для успешного внедрения ИИ в делопроизводстве
- Заранее определены точки улучшения на конкретных участках работ. Например, цель может звучать так: уменьшить время на занесение комплектов документов в систему. Это позволит измерить результаты применения ИИ и масштабировать их на другие процессы компании.
- ИИ-механизмы бесшовно встроены в процессы компании. Современные платформы, такие как Directum RX, уже включают модули интеллектуальной обработки. Внедрить ИИ для документооборота можно с помощью визуального редактора бизнес-процессов и промптов, не прибегая к программированию. Это ускоряет внедрение интеллектуальных механизмов и делает их доступными для большего числа сотрудников, от бухгалтеров до делопроизводителей.
- В компании есть (или формируется) культура по работе с ИИ. Сотрудники должны понимать, что интеллектуальные инструменты внедряются не для замены реальных специалистов, а с целью оптимизации их труда. Кроме того, нужны обучения по грамотной работе с данными, созданию промптов и т.д.
ИИ в документообороте – новый стандарт
Из стадии эксперимента и модного тренда искусственный интеллект переходит в стадию внедрения лучших практик. В частности, ИИ-сервисы в документообороте зарекомендовали себя как эффективный способ оптимизации процедур обработки, анализа, маршрутизации документов.
Компаниям, которые только планируют внедрять ИИ для работы с документами, стоит начать с поиска рутинных процессов, «съедающих» время специалистов. Проведение пилотного проекта на одном из таких процессов покажет, насколько ИИ способен оптимизировать работу и высвободить сотрудников для решения сложных и творческих задач.